在投標過程中，投標文件的編制要求是既細致又全面，既準確又快捷，對招標文件的理解和響應(yīng)是不允許出現(xiàn)任何偏差或疏漏，投標文件是評標的主要依據(jù)，對投標人中標與否起著極其重要的作用，那么要如何編制出高質(zhì)量高水準的投標文件呢?
01、建立規(guī)范、科學(xué)有效的投標信息管理系統(tǒng)。
在標書編制過程當(dāng)中，我們時常會發(fā)現(xiàn)，招標文件里需要設(shè)置技術(shù)人員、單位業(yè)績等諸多限定要求，放眼一看，單位符合要求的人員有多少?業(yè)績夠不夠?容易讓人一頭霧水，或許有部分人員經(jīng)歷的投標比較多，很有經(jīng)驗，頭腦里能大概記住部分人員和單位業(yè)績，但是大多數(shù)人是在手忙腳亂地到處碰壁，另外技術(shù)人員的身份證、畢業(yè)證、職稱證、獲獎證等掃描件，還得挨個打電話催促借用，有時還碰見個別人員出差等不確定因素，工作進展緩慢。
另外在編制單位業(yè)績中，需要我們從單位所有的業(yè)績中搜獵出符合招標文件的業(yè)績，需翻箱倒柜找遍中標通知書、合同、業(yè)主證明、單位獲獎等原件進行掃描。這樣的工作方式使人長期處于費時費力的狀態(tài)。如何方便、快捷地找到標書內(nèi)所需的信息，對于編制出高質(zhì)量的投標文件，建立好規(guī)范、科學(xué)有效的投標信息庫就顯得尤為重要。
要建立規(guī)范、科學(xué)有效的投標信息庫，其必須符合組織學(xué)理論，符合運籌、管理和統(tǒng)計學(xué)。投標信息管理系統(tǒng)作為一個投標所用材料的集合體，必須具備內(nèi)容的全面性、系統(tǒng)性、及時性和搜索的便捷性，并具有各種證件到期提醒功能，具有更新內(nèi)容的提示窗口等人性化設(shè)計。根據(jù)從事編制地鐵、市政道路工程設(shè)計標書的經(jīng)驗，投標信息庫模塊可由標書、人員、單位業(yè)績、企業(yè)信息、業(yè)主信息和行業(yè)信息等幾大塊組成。
(1)標書模塊?？砂茨甏?、地區(qū)、類型分類收集入庫，突出每個標書編制的過程，包含投標準備階段、投標編制階段、投標后階段。
(2)人員模塊?？砂磳I(yè)、職稱、年齡、學(xué)歷等收集入庫，并做好個人履歷表，隨時更新個人項目、獲獎信息。
(3)單位業(yè)績?？砂搭愋?、年代入庫，并將每個項目的中標通知書、合同、業(yè)主證明、獲獎證書、項目情況表等信息收集入庫。
(4)企業(yè)信息。按單位各種資質(zhì)證書、財務(wù)信息、企業(yè)概況、組織機構(gòu)等入庫。
(5)業(yè)主信息。根據(jù)地區(qū)建立業(yè)主人事、機構(gòu)、辦事指南等信息管理。
(6)行業(yè)信息?？砂葱袠I(yè)分類，收集行業(yè)動態(tài)、最新技術(shù)、同行業(yè)兄弟單位參與項目情況及投標情況。
隨著項目的進展，投標信息管理系統(tǒng)內(nèi)各種信息變化較快，投標信息管理系統(tǒng)要做到安排專人專項保持數(shù)據(jù)庫內(nèi)各模塊的內(nèi)容收集更新工作。這樣編標時能迅速、準確地找到所需的最新資料，提高了編標的快捷性和準確性，同時也提高了標書編制的質(zhì)量，節(jié)省大量的標書編制時間，為其他重點問題提供充裕時間。
02、投標書文檔排版
文檔排版可以說是投標書制作中一步難人的步驟，投標書的排版關(guān)系到標書的有用與否，制作標書時，仔細留意每一處細節(jié)。
1、商務(wù)版與技術(shù)版文檔一二三級標題以及正文內(nèi)容字體保持一致;
2、自動生成目錄;
3、添加文檔頁眉頁腳頁碼;
4、一二三級標題自動編號，手動編輯的話可能會造成目錄中超鏈接的失效，盡量做好自動生成標號。
03、封裝和上傳
1、封裝前掃描標書，上傳電子版;
2、按照標書封裝要求嚴格進行封裝。有需要單獨做封面，不和商務(wù)文檔、技術(shù)文檔在一起;商務(wù)正本封面、商務(wù)副本封面、技術(shù)正本封面、技術(shù)幅本封面、報價正本封面、報價附本封面;投標一覽表：封面 投標一覽表 保證金截圖、U盤封條、檔案外封條;
3、封裝處蓋章簽字、騎縫章。
最后，制作投標書最好能留足時間，不要拖時間完成，留足時間送材料，做好備份等，不要因為小事錯過投標。
04、做好投標總結(jié)
投標后，應(yīng)及時對投標資料進行匯總，把每個人所做的內(nèi)容都收集放在一起，并標明該工程的主要結(jié)構(gòu)形式、特點及主要施工方案等，以供以后查找資料方便。
想辦法搜集其他投標單位的投標報價資料，對完成的投標全過程情況進行回顧、匯總和深入分析，并作出客觀評價，以便對以后的投標工作產(chǎn)生導(dǎo)向性。通過它，可以全面、系統(tǒng)地了解投標工作的具體情況，正確認識工作中的優(yōu)缺點 ;可以明確下一步工作的方向，少走彎路，少犯錯誤，提高工作效率。
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